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做展会策划方案如何把握关键点?

时间:2009-01-20 15:01:03 来源:中国会展杂志

    展会策划方案是一个展会的“眼睛”,展会组织者通过它培育和挖掘市场,而市场透过这个“眼睛”看效益。

    一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的,更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说,策划方案就是一座桥,一头连着商家、采购商,一头连着展会组织者。组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来,商家、采购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见,一个策划方案对组织好一个展会是多么重要。

    对展会组织者来说,一个优秀的展会策划方案要把握和处理好如下四个关键点:

    一是充分体现高度。这里所说的“高度”专指符合政策。组织一个展会,组织者首先看到是它的市场潜力,但你所看见的“市场”,能不能开发,怎么能让它开发,就要靠“政策”来衡量和把握。这个时候,就需要组织者充分查阅相关国家文件规定,把国家对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用,该转述的转述,该进一步理解的进一步理解。通过“引用”、“转述”、“理解”等方式,让展会策划方案合法化、合理化、合情化。因为合法,说明国家允许,有关部门就没有理由阻拦;因为合理,说明展会应该组织,应该搞;因为合情,符合当地发展状况,对产业发展,对经济发展有利,说明有关部门应该积极提供支持。所以,“高度”很重要。提高高度的政策来源主要有:国家和地方五年发展规划纲要;国家和地方有关展会涉及到的产业发展政策(如意见、办法、纲要、通知等);国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神;国家和地方“两会”等重要会议、专项会议上政府工作报告和领导讲话;国家和地方主要领导的有关指示和批示等。

    二是解决“市场”问题。这是一个展会成功策划的要害,是核心。参展商参加这个展会有何收益,有什么样的回报?专业观众到会又有什么样的收获和价值?整个策划方案可以说要围绕这个核心来组织,并通过方案巧妙地解疑释惑。可见,展会策划方案并不好写,更不能轻易出手。因为参展商、专业观众了解展会的第一个“窗口”是它,因为参展商、专业观众能看到希望与商机的也是它,因为参展商、专业观众了解展会权威性、可信度高低、组织者水平高低的还是通过它……

    对一个展会来说,参展商关注的市场,最核心的是有一定目标数量的专业观众(采购商、经销商、产品使用者等)与会。至于说这个展会有多大的客流量,他们并不关心。或许有人会问,为什么这么说?与会圈外人士多了,问这问那的自然就多了,参展商不仅费口舌,而且还影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。参展商接触这样的人多了,自然十分劳累,万一此时再与专业人士交流,难免容易出现精神不济而影响工作。此外,如果参展商还带有手提袋、宣传册等赠予与会人员的物品,如果发给了圈外人士,手提袋可能留下了,参展商关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶,大量的非专业人士与会,造成如此不必要的浪费更大更多,参展商不仅不会有收益,还会大大增加参展成本。

    针对这个问题,展会组织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案:对展会的宣传力度、影响力度、号召力度;展会的专业化程度。比如保证专业观众与会的组织手段、途径、方式,历届展会专业观众统计信息、购销信息等;展会的权威性。比如组织者的地位与影响、该展会在业界的口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家的分量等。

    对一个展会来说,与会专业人士(采购商、经销商、产品使用者等)关注的市场,最核心的是能有多少专业厂家与会参展,展出的是哪类展品,

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